Правила заполнения трудовой книжки практическое руководство

Трудовая книжка официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. Заполнение её требует от кадровика значительно большей бдительности и внимания, чем регистрация любого иного акта.

Нормативные акты

Работа с трудовыми книжками регламентирована тремя нормативными актами:

  1. Статья 66 ТК РФ оповещает, что в документе желательно регистрировать все исходные данные о сотруднике, переводах на иную службу, уходе с непременным предписанием моментов прекращения трудового договора. В книжке обозначается вся информация начиная с учебы, и заканчивая всеми трудовыми вознаграждениями. Если рабочий пожелает то заносятся исходные данные о работе по совместительству.
  2. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»:
    • Вид трудовой книжки, вид вкладыша.
    • Советы по ее заполнению и ведению.
    • Трудовые книжки нового формата начали использовать с 1 января 2004 года. Экземпляры старого образца у рабочих возврату и обмену не подлежат и считаются действительными.
  3. Постановление Министерства труда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по ведению трудовых книжек»:
    • Советы по верному ведению записей согласно с приложением № 1.
    • Вид приходно-расходной книги по учёту бланков и вкладыша (Приложение № 2).
    • Вид книги учёта движения документов (Приложение № 3).

Заполнение титульного листа

Вся информация о сотруднике фиксируется сразу на титульном листе, и записывается последующим способом:

  • Фамилия, имя, отчество целиком. Никакие сокращения в этом случае недопустимы. Год рождения.
  • Полная запись об образовании без сокращений.
  • Профессия или специальность, которая была получена в период обучения.

План действий:

  1. Имя. Должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов.
  2. Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
  3. Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании.
  4. Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
  5. Дата заполнения. Фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
  6. Подпись владельца книжки. Расписывается сам трудоустраивающийся.
  7. Подпись сотрудника. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
  8. Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.

После всех внесённых данных о сотруднике обязательно специалистом отдела кадров указывается число заполнения. Затем наёмный рабочий собственной подписью на титульном листе её удостоверяет.

Первую страницу необходимо подписать лицом, отвечающим за управление и выдачу книжек, после фиксируется печать компании. Нередко при внесении данных допускаются опечатки в фамилии имени или отчестве сотрудника. Что делать если ошибка имеет место быть? Тогда выносится исправление за подписью и печатью рядом с исправленным местом.